Recepção: setor onde cada atendimento começa com um sorriso

A recepção é o ponto de partida de toda demanda que chega a uma secretaria. Costuma-se dizer que é o coração do órgão, onde o acolhimento realmente começa. Ali, cada olhar e cada palavra fazem diferença, especialmente porque quem procura o setor, na maioria das vezes, traz uma necessidade urgente, uma dúvida ou até uma preocupação. Por isso, empatia e atenção são palavras de ordem no dia a dia da equipe.

Na linha de frente desse atendimento, os recepcionistas são muito mais que responsáveis por orientar e registrar visitantes. Eles são também ouvintes, conselheiros e mediadores, que, com gentileza e paciência, ajudam a resolver situações e garantir o bom andamento da rotina. Mesmo enfrentando seus próprios desafios pessoais, conseguem oferecer sempre um sorriso, um bom-dia e a tranquilidade de que o outro precisa. Isso é, acima de tudo, cuidar de pessoas e dar sentido ao trabalho da Secretaria de Gestão de Pessoas e Governança Digital.

A rotina de Débora, Estefany e Luiz Fernando é intensa e dinâmica. O trio se divide entre o atendimento presencial e telefônico, a organização de agendamentos e o suporte administrativo aos demais setores da secretaria. Os períodos de maior movimento exigem ainda mais agilidade e equilíbrio emocional, já que a procura por informações e serviços pode aumentar significativamente.

Antes mesmo de começar o expediente, Débora Basílio percorre cerca de 35 quilômetros todos os dias para chegar ao trabalho. O trajeto longo é compensado pela satisfação de exercer uma função que ela tanto valoriza. “O que mais gosto no meu dia a dia é o contato com as pessoas e a oportunidade de ajudar, tornando o atendimento mais acolhedor e eficiente”, contou Débora.

Com cinco anos dedicados à secretaria, ela reconhece que o desafio é constante. “Precisamos ter inteligência emocional para lidar com a pressão, atender diferentes perfis de pessoas e manter a cordialidade e a qualidade, mesmo nos momentos de maior movimento”, completou.

Estefany Alves, que integra a equipe, destaca que a boa comunicação é essencial para o sucesso do setor. “Nosso papel como recepcionista inclui empatia, profissionalismo e agilidade, sempre com respeito e colocando-se no lugar de quem vem buscar atendimento. Quando conseguimos resolver uma demanda com clareza e a pessoa sai satisfeita, me sinto feliz e orgulhosa”, afirmou.

O gerente de atendimento, Victor Hugo Nogueira, reforça a importância estratégica da recepção no funcionamento da secretaria. “A recepção desempenha um papel fundamental, sendo a porta de entrada tanto para os servidores quanto para o público externo. Sua principal função é acolher, orientar e direcionar cada pessoa para o setor competente. É um trabalho essencial para a gestão eficiente dos processos internos e para a construção de uma boa imagem institucional”, destacou.

Ele ressalta ainda que o setor contribui diretamente para o equilíbrio do fluxo de demandas. “Muitas vezes, a primeira orientação fornecida pela recepção já é suficiente para resolver o problema ou a dúvida do servidor, evitando a sobrecarga de outros departamentos. Além disso, a recepção atua como facilitadora da comunicação interna e externa, garantindo que todos sejam bem atendidos desde o primeiro contato”, completou.

Reconhecer e valorizar o trabalho da equipe é essencial – afinal, é ali, logo na entrada da Secretaria de Gestão de Pessoas e Governança Digital, que cada atendimento começa com um sorriso e um gesto de acolhimento.